Giảm dung lượng file Excel ko khó, tuy vậy bạn muốn tra cứu một phương pháp nén file nhanh nhất. Cùng manggiaoduc.com.vn tìm hiểu về các cách thực hiện dưới đây nhé.

Bạn đang xem: Cách làm nhẹ file excel 2007

Các file Excel thường trở cần khá nặng cùng chậm mỗi khi bạn thêm dữ liệu hoặc chỉnh sửa. Việc tệp tin Excel có dung lượng quá lớn sẽ ảnh hưởng đến việc mở đọc, chỉnh sửa tuyệt gửi cho người khác, đặc biệt là qua mạng Internet. Vậy tất cả những biện pháp giảm dung lượng file Excel nhưng mà không có tác dụng mất đi dữ liệu quan lại trọng?


NỘI DUNG BÀI VIẾT


Loại bỏ dữ liệu/trang tính ko cần thiết

Đây là phương pháp giảm dung lượng tệp tin Excel đơn giản với dễ thực hiện nhất. Nếu tệp tin Excel của bạn tất cả vài trang tính ko cần thiết (trang nháp, dữ liệu không liên quan, trang tính ko nối với hyperlink giỏi hàm như thế nào trong file), bạn gồm thể xóa các trang tính đó đi để giảm lượng dữ liệu có trong file Excel của mình.

Ngay cả các trang tính trống vào Microsoft Excel cũng chiếm một lượng dung lượng nhất định, vậy nên nếu bạn muốn giảm dung lượng cho file Excel, bạn đề nghị xóa các trang tính thuộc dữ liệu không cần thiết, hoặc xào nấu phần dữ liệu bạn muốn chỉnh sửa hoặc gửi mang đến một ai đó sang trọng một tệp tin Excel mới.

*
biện pháp ẩn bảng tính trong Excel

Để ẩn trang tính bạn nhấn chuột phải vào thương hiệu một Sheet >> Chọn Hide. Tương tự bạn tất cả thể có tác dụng với các hàng với cột.

Chuyển đổi file Excel thanh lịch định dạng nhị phân (XLSB)

Đây là một mẹo khá giỏi để có thể giảm dung lượng tệp tin Excel mà không phải chỉnh sửa đến nội dung của file. Những bước để chuyển tệp tin hoặc lưu tệp tin Excel dưới định dạng XLSB gồm:

Bước 1: Mở file Excel bạn muốn chuyển đổi. Mở tab File, chọn Save As. Bước 2: lúc giao diện Save As được mở, chọn Browse để mở hộp thoại Save As. Bước 3: trong hộp thoại Save As, ở mục Save as type (dưới tệp tin name), bạn chọn định dạng Excel Binary Workbook (.xlsb). Bước 4: Nhấn vào nút Save. Hôm nay file Excel tất cả dung lượng nhỏ hơn sẽ được lưu về máy vi tính của bạn.
*
Giảm dung lượng tệp tin Excel bằng bí quyết chuyển file thành XLSB

Loại bỏ hàm/công thức dư thừa

Khi file Excel của bạn tất cả quá nhiều công thức hoặc hàm được áp dụng, tệp tin sẽ tất cả dung lượng khá lớn cùng mất nhiều thời gian xử lý. Nếu bạn đã sử dụng hàm để tính toán chấm dứt và muốn biến kết quả của hàm thành văn bản giá bán trị đơn thuần, bạn có thể tuân theo các bước sau:

Bước 1: Chọn toàn bộ trang tính hoặc miền dữ liệu bạn muốn bỏ công thức. Bước 2: Nhấn phím F5. Bước 3: khi hộp thoại Go To được mở, bạn chọn Special (bên trái OK). Bước 4: vào hộp thoại Go khổng lồ Special, tích vào ô Formulas. Nhấn OK để trả thành. Sau khoản thời gian nhấn OK, tất cả những ô gồm chứa hàm hoặc công thức sẽ được thoa đen. Bạn tiếp tục thực hiện theo những bước sau: Bước 5: xào luộc tất cả những ô được chọn bằng tổ hợp phím Ctrl + C.

Xem thêm: Cách Phối Đồng Hồ Kết Hợp Lắc Tay, Đồng Hồ Kết Hợp Lắc Tay

Bước 6: Mở tab Home, trong team công cụ Clipboard, nhấn vào Paste. Bước 7: Chọn Paste Value.

Tất cả các ô chứa công thức giờ sẽ chỉ chứa giá trị số, các công thức đã được loại bỏ, đồng thời có tác dụng giảm dung lượng tệp tin Excel của bạn.

➤ Tham khảo các kỹ năng văn phòng phù hợp với công việc của mình

Cắt những ô tính ko sử dụng

Một phương pháp đơn giản khác góp giảm dung lượng file excel hiệu quả là cắt bỏ các ô tính không sử dụng đến vào bảng tính. Bạn chỉ cần quẹt đen các hàng và những cột trong các sheet của tệp tin Excel cùng nhấn Delete để xóa những vùng trống này. Như vậy file Excel của bạn sẽ được giảm đáng kể dung lượng.

*
Cắt các ô tính trống không sử dụng

Giảm dung lượng tệp tin Excel bằng phương pháp nén ảnh

Nếu tệp tin của bạn có chèn nhiều ảnh, bạn cần phải tối ưu hóa các ảnh đó để đảm bảo dung lượng của file không thực sự lớn.

Một vấn đề lúc nén ảnh, cho mặc dù là trước hay sau thời điểm chèn vào tệp tin là ảnh sau khoản thời gian nén sẽ mất đi một phần chất lượng. Vậy đề xuất việc tất cả nén ảnh hay là không tùy thuộc vào lựa chọn của bạn.

Đối với nén ảnh trước khi chèn vào file, bạn có thể sử dụng những ứng dụng nén ảnh trực tuyến rất phổ biến trên mạng internet hoặc dùng những phần mềm chỉnh sửa ảnh chăm biệt như Photoshop.

Nếu bạn muốn nén một ảnh đã được chèn vào file, bạn bao gồm thể thực hiện theo những bước sau:

Bước 1: Chọn ảnh trong file nhưng mà bạn muốn nén. Bước 2: Mở tab Picture Tools Format. Nếu bạn ko thấy tab này còn có nghĩa là bạn chưa chọn ảnh. Bước 3: Trong nhóm công cụ Adjust, bạn chọn Compress Picture.
*
Nén ảnh Bước 4: trong hộp thoại Compress Picture, bạn tích vào Apply only to lớn this picture nếu bạn chỉ muốn nén một ảnh vừa chọn hoặc để trống nếu bạn muốn áp dụng nén mang lại toàn bộ ảnh vào file. Bước 5: Ở mục resolution, bạn chọn E-mail (96 ppi) để gồm mức độ nén cao nhất. Bước 6: Nhấn OK để ngừng việc nén ảnh. Sau đó lưu lại file.

Xóa định dạng dữ liệu

Định dạng dữ liệu chất nhận được cấu trúc thông tin trong bảng tính đúng mực hơn nhưng nó cũng sẽ khiến cho dung lượng tệp tin của bạn lớn hơn. Vì chưng vậy nếu muốn giảm dung lượng tệp tin bạn cần xóa các định dạng này. Phương pháp thực hiện như sau:

Chọn những hàng cùng cột được định dạng. Lưu ý những ô này trống và không chứa dữ liệu. Bạn nhấn chọn home >> Editing >> Clear Format

Xóa Watch

Các tệp tin Excel lớn, gồm nhiều sheet và các công thức thường chứa watch. Điều này còn có thể khiến dung lượng file Excel của bạn nặng hơn. Vày vậy sau thời điểm làm việc bạn nên xóa những watch để giảm dung lượng file Excel. Giải pháp thực hiện như sau:

Bạn nhấn chọn tab Formula tab >> Watch Window Tiến hành chọn toàn bộ rồi nhấn Delete để xóa Watch
*
Xóa Watch để nén tệp tin

Trên đây là 7 phương pháp giảm dung lượng tệp tin Excel cơ mà manggiaoduc.com.vn muốn dành riêng cho bạn, hãy làm thử ngay cùng chờ xem kết quả nhé!

Tham khảo: Hướng dẫn sử dụng Excel đơn giản nhất giành cho các newbie